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  • Getrag
    卓越運營/精益制造
    管理體系 & 領導力
    精益流程改善
    精益西格瑪咨詢

    支持部門流程改善
    關鍵績效指標選擇與管理

    哥特拉客通過精益改善,優化后臺部門業務流程,為未來業務發展打下堅實基礎 案例下載

    預計到2016年將達到50%的增長,德國傳動系統制造商Getrag的領導團隊通過簡化管理流程,抓住實現未來盈利能力最大化的機會。

    TBM咨詢集團的客戶經理Marc Turpin回憶說:“由于預期的增業務增長,管理層收到支持部門的人員增加申請。“他們預計行政職能將顯著增加,以支持50%的銷售增長。為了更好地實現銷售增長,管理層決定改進其流程并更好地利用他們現有的資源。”越來越多的全球性的大型制造商正在認識到通過簡化管理流程來降低成本的機會。商業領袖們已經看到如何借助消除生產過程中的非增值活動來提高利潤,并認識到同樣的情況可適用于生產之外的其他業務功能。

    本案例研究包括了三個試點的具體改進方案。該流程改進工作將繼續推進Getrag的其他支持部門,在價值流分析和未來規劃中發現更多的改善機會。

    同樣的改善工具,新的流程

    Getrag在精益制造技術方面擁有多年經驗,并于2011年在其生產環節開始與TBM合作。2012年,為了規范管理費用,董事會決定在服務環節采用相同的方式。合作初期,行政職能的持續改進文化并不濃厚,并同時支持兩個歐洲業務部門。公司領導希望在這兩個區域建立統一的流程和產出,并在系統和其他約束條件允許的情況下保留合并的可能性。

    挑戰:他們希望通過提高管理流程的效率來實現業務增長達到50%。

    用于行政和生產領域的目標和改善工具——消除一切形式的浪費,鼓勵最熟悉流程員工的創新精神,強調創造力超過資本——大致相同。Turpin發現,相比較于生產現場,改變管理職能的文化,需要更多的努力來提高員工的參與度。

    他說:“在生產車間,員工角色往往可互換。“管理職能存在唯一性,原因是做特定類型的工作。每一個改善或改變都會影響到某人的工作,甚至可能導致這些活動被淘汰。不過,在這樣一個增長的大環境下,既可以消除大量的工作,也可能在其他部門可能需要轉換角色的員工找到一個崗位。“

    在Getrag,行政改進始于試點項目,重點是財務部門范圍內的三個流程:1)財務結算 2)每月預測 3)成本研究

    解決方案:財務部門試點項目:月末結算、報告和預測,支持RFQ的成本研究。制定當前狀態的關鍵績效指標和未來目標,為每月結算和預測制定標準計劃,并建立績效看板,以監測公共領域的關鍵績效指標和對策。

    財務結算

    TBM幫助Getrag改善的第一個財務流程是每月財務結算。在審查了目前的流程,并確定了非增值活動和等待時間后,跨部門改進小組將月末關帳的流程從10天減少到4.5天。作為這一努力的一部分,該團隊建立了流程KPI,以監控從總帳中的流動時間活躍賬戶數量的一切活動。許多這些關鍵績效指標正在推動額外的改善和糾正措施,這將進一步改善每月結算的時間。

    他們還確定了將應付帳款功紙質發票減少百分之五十的機會。該部門的最終目標是與三分之一的供應商建立電子交易,并建立一個完全自動化的自動開票和計費系統。

    每月預測

    以往的預測需要11至12天的準備加上至少三天的審查(共15次)。預測過程改進小組推薦了兩個階段的月度預測流程,取代了現有的多階段多功能的流程。新流程將需要五天或更少的準備和兩天的審查(共七次)。他們每月預測流程一共縮短了200個小時,釋放了管控資源來處理其他項目。

    通過消除一些冗余的月度分析,財務部門的員工將能夠在兩天前開始預測流程,并盡早完成。更早的預測將使領導層能夠更快地采取對策,如果預測未能達到預期,則進行調整。

    “顯著的減少預測時間總是重要的,”TBM的Marc Turpin說。“財務是企業的語言,所以管理層越早了解最近發生以及預測發生的情況,他們就能越快的做出應對任何問題或機會的決策。”

    成本研究

    財務部門準備產品成本估算的目的是多樣性的,包括對RFP的回復。通過分析現有項目,改善小組制定了信息的質量標準,確保在開始時提供準確和相關的信息。該團隊通過明確定義不同類別成本研究的預期產出來減少流程變異性。他們還制定了項目審查和批準的標準程序。

    “減少對客戶RFQ響應時間提供了明確的競爭優勢,”Turpin說。“過長的等待時間會讓客戶認為這家公司沒有控制流程。

    管理層越早了解最近發生的情況,他們就能夠越早對機會和問題做出應對。

    成果:每月財務結算(從10天將至4.5天)更快完成和預測流程使得管理層在績效不符合預期的情況下應對更迅速。更快的成本分析減少了對客戶RFQ的響應時間。

    加快流程改善

     

    對于任何重大的變革舉措,Turpin指出,必須有“某種類型的激勵”來幫助激勵員工,鼓勵那些愿意改變的人。“你必須這么做,就像我們在Getrag一樣,推動事情的改變,并發現那些‘勇于嘗試的人’,讓他們參與初始的任務。”

    最后,與生產領域的精益一樣,通過鼓勵創造力和嘗試新的方法,可以快速實現重大成果。“看到即會相信,”Turpin補充道。“我們告訴他們:‘讓我們來看一下,看看會發生什么。如果有效,那么非常好;如果沒有,我們會嘗試別的,直到我們得到正確的方法。’”


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